Eindejaarssprint
Ha Anka,
Wat een drukte was het, die decembermaand.. ik blij dat weer aan een nieuw jaar zijn begonnen! Thuis zijn we feestend de decembermaand doorgegaan en op het werk heb ik ook dit jaar weer meegedaan aan de eindejaarssprint.
De afgelopen jaren stond mijn december altijd in het teken van de laatste raadsvergadering van het jaar. De agenda werd jaarlijks volgeladen met te veel raadsvoorstellen. Vaak zoveel dat er extra vergaderavonden nodig waren. Verder hadden we ook altijd nog bijeenkomsten die georganiseerd moeten worden voor de kerst. De kerstvakantie is dan een welkom moment van rust na de bestuurlijke eindejaarssprint.
Dit jaar maakte ik als zelfstandig ondernemer kennis met de andere kant, die van de aanvrager ‘Er is nog budget, maar nog weinig tijd om het uit te geven en het project af te ronden’. Ik wist natuurlijk wel dat die kant bestond, maar als griffier was ik meer bezig met het aanbod te managen. Ik heb dus ook dit jaar weer veel bijeenkomsten gehad in december, maar nu als inhoudelijke toevoeging of om projecten af te ronden.
Eigenlijk is het vreemd dat we elk jaar eenzelfde soort sprint hebben. Hoe ontstaat deze berg aan bijeenkomsten en onafgeronde zaken die onze aandacht nog nodig hebben voor 31 december? Ligt het aan onze planning of heeft december gewoon te weinig dagen? Waarom gebruiken we allemaal graag de laatste optie? Het voelt alsof er na december niets meer is: geen uitloopoptie en vooral geen vers jaar vol nieuwe kansen.
Buuf, heb jij alvast goede suggesties voor december 2020? In ieder geval een mooi nieuwjaar gewenst.
Groeten,
Petra
Ha Buuf,
Ach december… Stress op meerdere vlakken! Maar om maar met het laatste te beginnen: die conclusie dat december te weinig dagen heeft is vakantie-technisch misschien wel waar, maar bestrijd ik met veel passie als het gaat om de agenda van de raad in die periode.
December is gewoonweg de laatste maand van een heel jaar, waarvoor normaliter een jaarplanning onder moet liggen. Je zou als raad ver van te voren aan moeten zien komen wat er in december op de agenda komt. Hoe komt het toch, dat de praktijk veel grilliger is?! Kijk, uitzonderingen daar gelaten – er kan wel eens een onderwerp tussen vliegen, maar grosso modo? Nee, dat moet planning technisch goed te voorzien zijn.
De planning & control cyclus is – of zou moeten zijn – het hart van het lokaal bestuur. Daar onder ligt een jaarplanning met een Lange Termijn Agenda voor de raad. Daarmee kan je zaken en onderwerpen voorzien en is er voldoende ruimte om de verschillende rollen goed op te pakken en uit te voeren. Dan is er voor die decembermaand veel minder stress en kunnen je de vergadermomenten beter plannen. Denk eraan, de raad gaat over zijn eigen agenda!
Als zelfstandig ondernemer zie ik ook wel het effect dat er nog veel voor het einde van het jaar af moet. Maar hoe leuk is het om voor gemeenten een opdracht richting de feestdagen mooi af te ronden. Dan ga ik met een tevreden gevoel de feestdagen in en bereid ik tijdens het reces weer opdrachten voor, voor het nieuwe jaar. En als ik in dit nieuwe jaar raden, griffiers, ambtelijke organisaties, colleges etc. iets mag vertellen over dat fenomeen Planning & Control en alles waar daar mee te maken heeft……. Dan doe ik dat graag voor december 2020!
Grtz,
Anka
Paulides & Visser
Columns van Paulides & Visser
